20% productiever in 1 dag, kan dat?

Productiviteit wordt vaak omschreven met woorden zoals efficiëntie en effectiviteit. Om kort te gaan: efficiëntie gaat om de dingen juist doen, effectiviteit gaat om de juiste dingen doen.

Heel wat ondernemingen zijn op zoek naar winsten op vlak van beiden. Door de dingen sneller, vlotter, in minder handelingen, zonder overtolligheden te doen halen we efficiëntie. Door te focussen op wat echt belangrijk is worden we effectiever. Productiviteitswinsten worden vaak uitgedrukt in percentages: vorig jaar zijn we 11% productiever geworden in het produceren van rubberen pakkingringen.

Als je morgen een onderneming zou binnenwandelen, naar de CEO toe stappen, en zeggen: ik kan jouw onderneming van vandaag op morgen 20% productiever maken, zonder toegevoegde suiker, en zonder enig negatief effect op het welzijn van de medewerkers, wel integendeel. Hoe zou je ontvangen worden? Er zullen ongetwijfeld wat wenkbrauwen getrokken worden. Niemand die je zomaar gelooft.

Toch kan het. Van vandaag op morgen, en gratis. Dat zoveel bedrijven dit niet beseffen verstomt me al jaren. Hoeveel investeren er dezer dagen niet in een gigantische IT transformatie, besteden honderdduizenden euro’s aan Agile coaches en Scrum trainingen, en duwen hun medewerkers 3 jaar door change management hell, om daarna een productiviteitswinst van 9% te laten optekenen?

Maak gebruik van het biologische ritme

En nu kom ik je te vertellen dat er een quick fix bestaat? Je mag het geloven. Welkom in de wondere wereld van het circadiaan ritme, de biologische klok zeg maar.

Ons biologisch ritme is een fascinerend onderwerp. Waarschijnlijk schrijf ik er later nog wel meer over. Wie echt geïnteresseerd is, moet zeker het onderzoek van Satchin Panda checken. Voor wie het graag dichterbij zoekt bevelen we het werk van Elke Geraerts aan.

Maar laten we ons voor vandaag concentreren op één specifiek aspect: hoe ons energiepeil gedurende de dag invloed uitoefent op onze productiviteit. Er is het afgelopen decennium ontzettend veel onderzoek naar verricht. Een voorbeeld: als we de school ’s morgens een uurtje later zouden beginnen, zouden alle tieners betere resultaten behalen op school.

Elke kennisjob is een combinatie van ‘uitvoerend’ werk (zeg maar: in alle concentratie in stilte aan je pc zitten werken), en samenwerken (wat we vaak doen via meetings of project rooms). De eerste activiteit vereist voornamelijk aandacht en concentratie. De tweede vereist openheid en dialoog.

’s Morgens hebben we de meeste energie. Het is de ideale tijd om ons te concentreren, analyses te maken, data te verwerken die geen fouten vermag, rapporten te schrijven, etc. ’s Namiddags zijn we minder in staat om ons te concentreren. De energie raakt op, er is de fameuze middag-dip na de lunch. Maar niet getreurd, omdat onze hersenen in de namiddag gemakkelijk afdwalen en dagdromen, is het de ideale tijd om met anderen in interactie te gaan, te brainstormen, dialoog te voeren.

Door deze beide gegevens, de aard van onze activiteiten en ons energiepeil gedurende de dag, aan elkaar te koppelen, komen we tot een eenvoudige hack. Door beide activiteiten strikt van elkaar te scheiden, en toe te wijzen aan dat deel van de dag waarop ons energiepeil deze activiteiten het best ondersteunt, houden we onze productiviteit doorheen de dag optimaal.

Dit eenvoudige trucje pas ik zelf al enkele jaren toe, met groot succes:

• Geen meetings tussen 9 en 12
• Geen telefoons voor de middag

Geen meetings tussen 9 en 12

Als je in mijn agenda kijkt, dan staat mijn tijd tussen 9:00 en 12:00 altijd aangeduid als ‘bezet’, van maandag tot vrijdag. Onderwerp: ‘working on initiatives’. Meeting invites die ik binnenkrijg voor de ochtend die niet urgent en/of belangrijk zijn, worden geweigerd. Dat lukt wonderwel. De meeste ochtenden heb ik dus vrij om vooruitgang te boeken op datgene wat voor mij echt belangrijk is, en kan ik het mijn volle aandacht schenken. Geen meetings om mijn aandacht af te leiden.

Terzijde, Frederik Anseel schreef onlangs in De Tijd nog een prachtig stuk over de vergadering als marteltuig.

Geen telefoons tussen 9 en 12

Om dezelfde reden log ik ’s morgens niet in op het telefoonsysteem. Ik ben er even niet. Geen afleidingen. Haal desnoods de telefoon van de haak, als je er nog zo eentje hebt. Mijn favoriete contacten kunnen me wel bereiken, dankzij de configuratie op mijn smartphone.

Persoonlijk ga ik nog verder. ’s Ochtends bekijk ik ook zelden mijn email, gewoon eventjes om te zien of er niks urgent is. Geen Jabber, geen sociale media, geen enkele afleiding mag mijn concentratie onderbreken. Je zult je verbazen over hoeveel je gedaan krijgt in enkele uren.

Is dit haalbaar

Het is gemakkelijker dan je denkt, probeer het gewoon eens. Gewoonlijk valt het de anderen niet eens op dat je dit doet. Als het wel ter sprake komt, leg je gewoon uit waarom je het doet. Een typische reactie is begrip, en zelfs bewondering. ‘Ik zou dat ook willen doen.’ is een vaak uitgesproken sentiment.

Onlangs nog zag ik op tv een bedrijf in het Brugse die deze policy voor iedereen had ingevoerd, met zeer positieve resultaten. Wij van Butterfly Camp hopen alvast dat het een trend wordt.