Hoe organiseer jij je werk? Met een eenvoudige to-do lijst? Gebruik je een task manager app? Things, OmniFocus, Trello, Todoist, Wunderlist? Of hou je het liever analoog? Heb je zo'n lekker ouderwetse papieren planner, of verkies je een bullet journal? Of doe je aan personal kanban? Ben je een minimalist, of wijs je elke taak toe aan de juiste categorie?

We hebben allemaal ons systeem om bij te houden wat we te doen hebben. Sommigen houden het religieus op orde, andere springen er eerder slordig mee om. Op de een of andere manier worstelen we wel allemaal met het beheer van onze taken. Volledig zijn, overzicht behouden, een systeem hebben dat ons op het goeie moment de volgende taak aanbiedt. Het lukt niet altijd. Maar waarom toch? Hieronder een aantal redenen.

Je geheugen is een zeef

Het is een feit, vergeten is menselijk. Elke dag duiken er gemakkelijk 20 nieuwe to-do's op. Zoals een slechte vriend wippen ze onaangekondigd binnen. Ze duiken op in toevallige gesprekken, ze sluipen in je hoofd terwijl je aan de telefoon hangt of onder de douche staat. Je hebt niet altijd de mogelijkheid of de tijd om ze snel op te schrijven.

De vuistregel blijft evenwel om alles zo snel mogelijk uit je hoofd te halen. Daar bestaan eenvoudige trucs voor. Taken kunnen op elk moment van de dag opduiken, dus blijf gewapend. Maak je to-do app onmiddellijk beschikbaar op het hoofdscherm van je smartphone. Hou pen en papier bij de hand wanneer je gaat bellen. Durf gesprekken te onderbreken om iets te noteren. Er zijn zelfs mensen die een waterbestendige notablok in hun douche hangen, omdat ze weten dat daar de beste ideeën ontstaan.

Je hebt nooit het volledige plaatje

Het is bijna een verplichting geworden om dingen te vergelijken met ijsbergen, 80% bevindt zich onder de zeespiegel. Welnu, voeg er deze maar aan toe: taken zijn ook als ijsbergen. Je kent het fenomeen: wat op het eerste gezicht een eenvoudige to-do leek, blijkt veel gecompliceerder dan je dacht. Dat kan voor problemen zorgen wanneer we onze taken trachten in te plannen. Vaak zijn we veel te optimistisch over wat we kunnen doen op pakweg een uur tijd.

De meeste taken zijn projecten

De tandarts bellen voor een afspraak is een taak, een rapport klaarmaken voor je leidinggevende is een project. Het eerste kan je onmiddellijk, en in één keer doen, het tweede bevat verschillende stappen: misschien heb je eerst de juiste data nodig. Misschien zit je op die data te wachten tot je collega ze je doorstuurt. Je taak is dus: vragen aan je collega waar die data blijft. Wanneer je een taak kunt opsplitsen in minstens 3 concrete acties, is het geen taak meer, maar een project.

Wanneer je je to-do vult, vraag je af: is dit een taak of een project. Tracht enkel taken op te schrijven. Voor elk project, schrijf de volgende actie op als taak.

Grote taken zijn complex, en slecht gedefinieerd

Grote projecten bevatten gewoonlijk tientallen, misschien honderden taken. Dat is op zich al moeilijk te beheren. Maar sommige projecten zijn bovendien complex van aard. Het is niet altijd duidelijk hoe het resultaat er moet uitzien. We weten vaak ook niet welke acties we zullen moeten ondernemen om tot enig resultaat te komen. Als gevolg daarvan wordt het doel vaag omschreven.

Onze hersenen kunnen moeilijk om met ambiguïteit. Wanneer we aan het twijfelen gaan wat onze volgende taak is, beginnen we dingen uit te stellen. Dat is een natuurlijke reactie. Omgaan met complexe taken vereist een andere strategie. Daar wijden we in de toekomst zeker een apart stukje aan.

De meeste taken zijn opties

Je belastingsformulier op tijd doorsturen is een must, het gras afrijden dit weekend is dat niet. Er zijn dingen die je absoluut moet doen, maar er zijn nog veel meer dingen die je zou kunnen doen, of zou willen doen. Ik zou graag eens uit een vliegtuig springen. Maar als ik daar nooit toe kom, dan is dat maar zo. Zo hard wil ik het nu ook weer niet. Hoort het dan thuis in mijn to-do lijst?

Nee. In je takenlijst horen enkel dingen thuis die je echt moet doen. Al de rest zijn opties, dingen die je kunt doen als je er tijd of zin in hebt. David Allen raadt aan om die in een aparte lijst bij te houden die 'someday/maybe' heet.

Je kunt elke taak ook als volgt bekijken: wat kost het me om ze niet te doen? Als je je rekeningen niet op tijd betaalt, dan betaal je herinneringskosten. Als je de planten niet op tijd bewaterd, sterven ze. Maar als je de auto vandaag niet wast, heeft niemand daar waarschijnlijk last van. Binnen de productontwikkeling heeft dit een naam: de Cost of Delay, en vaak wordt die becijferd. Hoeveel geld verliezen we (bijvoorbeeld aan verloren inkomsten, of boetes), als we dit idee niet zo snel mogelijk op de markt brengen?

Herinner je de week toen GDPR in werking trad? Elke service provider stuurde je een update van hun privacy policy, en de vraag of ze je hun nieuwsbrief mochten blijven sturen. De motivatie was Cost of Delay, ofwel de torenhoge boetes die non-compliant bedrijven boven het hoofd hingen. Het is een uitstekende manier om prioriteiten te stellen.

Je hersenen zijn geen konijnenhok

Je kunt je taken netjes organiseren, per categorie: professioneel, familie & vrienden, huis, tuin en keuken, financiën, gezondheid, vakantie,... Maar je hersenen kunnen dat niet, want die denken niet in hokjes, lades of kastjes. Die hebben hun eigen organisatie, hun eigen logica. Maar voor ons loopt alles door elkaar. Je kunt je huis niet thuislaten als je op het werk zit, en vice versa.

Maar in je task manager kan dat wel. Zo hou je je rollen netjes gescheiden, en kun je je takenlijst filteren op enkel die zaken die van belang zijn voor de context op dat moment.

Het meest dringende is niet het meest belangrijke

Eén van onze aangeboren biases is dat we onnodig veel aandacht schenken aan alles wat nu gebeurt, alles wat dichtbij gebeurt, en alles wat nu dringend lijkt. Ik zie het soms bij klanten. Het divisiehoofd heeft een idee. De middle manager, gretig om te scoren, zetten zijn medewerkers onmiddellijk aan de slag om het waar te maken. Maar ons divisiehoofd is iemand met nogal wat ideeën, en elke dag volgt er een nieuwe verzuchting. En elke dag krijgen de medewerkers een nieuwe prioriteit. Elke dag wordt gewerkt aan het nieuwste idee.

Wat nieuw is, is dringend. Wie zo denkt start veel nieuw werk, zonder alles wat al in uitvoering is af te werken. Gevolg, je werkt aan teveel zaken tegelijk. Ons advies: werk elke taak volledig af vooraleer je een nieuwe start, hoe dringend het nieuwe ook lijkt.

Dingen die belangrijk zijn op lange termijn worden niet gedaan

Misschien wil je op vakantie naar Japan. Misschien wil je daarom een mondje Japans kunnen praten, zodat je er de weg kunt vragen. Misschien wil je daarom wat lessen volgen. Je volgende taak is dus op het internet gaan zoeken naar geschikte opleiding Japans voor beginners in je buurt. Dat kan je vandaag doen. Maar omdat het niet dringend is stel je het uit tot morgen, en morgen tot de dag erna.

Binnen ICT heeft dit fenomeen opnieuw een naam: technical debt. Het uitstellen van taken die tot doel hebben de infrastructuur te moderniseren, omdat ze niet dringend zijn. Zo wordt langzaam een zekere schuld opgebouwd voor de toekomst. Het is de reden waarom er nog elke dag 2 miljoen lijnen COBOL geschreven worden, een 60 jaar oude programmeertaal.

Technical debt is niet onschuldig. Onze Cost of Delay wordt elke dag een klein beetje groter, zoals de spreekwoordelijke kikker in heet water. Toen Apple de iPhone lanceerde, domineerde Nokia de gsm-markt. Maar Nokia was niet in staat tijdig te reageren op de nieuwe concurrent, en 5 jaar later mochten ze de boel verkopen. Reden: hun platform draaide op verouderde technologie, iets wat ze al jaren hadden zien aankomen. Daarom konden ze onvoldoende snel vernieuwen.

Nog enkele tips

• Je werk organiseren is ook werken. Besteed er voldoende aandacht en tijd aan.
• Idealiter bewaar je alle professionele en persoonlijke taken in één enkel systeem. Op die manier behoud je op elk moment het volledige overzicht, en zit je brein je in het achterhoofd niet voortdurend te jennen door alle dingen door elkaar te halen.
• De meeste mailprogramma's laten toe om taken toe te wijzen aan kalenderdagen. Het gevolg is soms dat je elke dag al datgene wat je vandaag niet deed, naar morgen versleept. Resultaat is een steeds groter wordende lijst teleurstellingen. Je kan ook gewoon geen taken toevoegen aan je kalender. En als je een taak hebt die af moet, plan die dan in zoals je dat met een meeting zou doen.

En nu zit ik een vinkje voor dit stukje. Tot morgen.

(Photo credit: Kari Shea via unsplash)